I det følgende vil vi gennemgå indstillingen Administrer medarbejdere. I har nu styr på den grundlæggende opsætning af jeres platform. I kan altid få genopfrisket den grundlæggende opsætning ved at gå tilbage til Step 1.
I er nu klar til at få jeres medarbejdere oprettet i platformen.
Der er to måder at få jeres medarbejdere oprettet i platformen. I kan enten importere jeres medarbejdere i en samlet fil, eller I kan manuelt tilføje hver enkelt medarbejder. Begge dele gennemgår vi herunder.
Import af medarbejdere
Under indstillingen Administrer medarbejdere kan I downloade en importskabelon med en CSV-fil.
I kan vælge at downloade en CSV-fil med alle stamkortsfelter eller en fil kun med obligatoriske felter. Uanset hvilken CSV-fil, I vælger, kræver platformen, at I udfylder alle obligatoriske felter.
Når I har udfyldt CSV-filen, skal den uploades, analyseres og herefter importeres. I uploader filen ved at klikke på Vælg fil, hvorefter den analyseres. Platformen er meget følsom, da det har med persondata at gøre. I analysen vil platformen derfor registrere, hvis der er uoverensstemmelser. Det er vigtigt, at I udfylder stamkortsfelterne i CSV-filen, så de stemmer overens med den data, platformen har brug for.
Når CSV-filen er analyseret og godkendt, kan I starte importen. Varighed for importen afhænger af antal medarbejdere. Såfremt I senere hen har behov for at udføre en større opdatering af jeres medarbejderdata, er det også muligt under denne indstilling Administrer medarbejdere. Processen er den samme som ved import af medarbejdere. I skal dog vælge fanen Opdater medarbejderdata.
Tilføj medarbejder
Når I skal tilføje en medarbejder manuelt foregår det under modulet Medarbejdere. Vi bevæger os dermed væk fra Indstillinger.
Klik på Tilføj medarbejder og udfyld stamkortet. Den første fane, I skal udfylde, er jeres påkrævede felter. Det er også her, at I kan hente nyansatte over fra jeres konto i HR-ON Recruit.
De andre faner indeholder de resterende stamdata felter, som I har sat op i jeres Stamkortsopsætning.
Under den sidste fane Indstillinger, kan I vælge at give adgang til medarbejderen ved at generere en adgangskode. Det er ikke nødvendigt at give medarbejderen adgang ved oprettelse, da det altid er en mulighed at gøre senere med handlingen Send nyt kodeord, som vi beskriver vi i guiden: Medarbejderfanens muligheder.
Hent nyansatte medarbejdere fra HR-ON Recruit
Inden I kan hente nyansatte medarbejdere fra HR-ON Recruit, skal integrationen til HR-ON Recruit være slået til. Det kan I tjekke under indstillingen Ekstern integration. Er integrationen rød og dermed ikke slået til, skal I kontakte vores Customer Success team, som vil hjælpe jer.
Det er vigtigt, at den nyansattes status er sat til Ansat/Hired i HR-ON Recruit. Herefter er det muligt at klikke på Hent data fra HR-ON Recruit. Der vil komme et vindue frem, hvor I får information om, hvad der hentes med over fra HR-ON Recruit. Disse informationer har I mulighed for at redigere alt efter, hvilke behov I har.
Vi har nu gennemgået, hvordan I kan importere eller manuelt tilføje jeres medarbejdere. Den næste guide handler om modulet medarbejdere og de muligheder der er i visningen af medarbejdere.
