Her gennemgår vi indstillingerne Roller og Rettigheder.
Obs. vi har opdateret vores roller og rettigheder 11. januar 2023 - gå til Opdatering af Rettighedshåndtering her.
HR-ON Staff er en rollebaseret platform, hvor I har mulighed for at give roller med dertilhørende rettigheder til medarbejderne.
En medarbejder skal kun have tildelt en rolle, hvis vedkommende har brug for at tilgå platformen og udføre handlinger med dataen. En medarbejder kan få tildelt flere roller.
Her ses hvordan I finder Roller og rettigheder:
Der kan oprettes roller på tre niveauer: Person, Afdeling og Virksomhed. Rollerne kan man herefter tilegne rettigheder. På jeres platform har vi oprettet seks roller med dertilhørende rettigheder til inspiration. Herunder vil vi give et kort indblik i, hvad disse roller har af rettigheder på platformen.
Person: Roller på dette niveau handler om, hvordan I håndterer jeres egen personlige data i platformen.
Vi har oprettet rollen ‘Medarbejder’.
Afdeling: Roller på dette niveau handler om, hvordan I håndterer data på de medarbejdere, der er tilknyttet en bestemt afdeling.
Vi har oprettet rollen ‘Afdelingsleder’.
Virksomhed: Roller på dette niveau handler om, hvordan I håndterer data på tværs af hele virksomheden.
Vi har oprettet rollerne: ‘Staff administrator / HR’, ‘Direktion’, ‘Lønansvarlig’, ‘Se alle medarbejdere’
Herunder gennemgår vi, hvordan I tilføjer roller og tildeler disse roller rettigheder på to forskellige måder, hvoraf den ene er en tekstversion og den anden en videoversion. Indholdet er det samme. Det er derfor op til jer, hvordan I ønsker at gennemgå det.
Opdatering af Rettighedshåndtering 11. januar 2023
Hvad er der sket?
D. 11 januar har vi opdateret vores rettighedshåndtering i HR-ON Staff, så det bliver nemmere for jer.
Fremover vil en medarbejder se sit eget stamkort gennem sin personlige rolles/rollers rettigheder uanset, hvilke andre roller vedkommende måtte have på afdelings- og virksomhedsniveau.
Hvad betyder det?
Det kan betyde flere ting. Men her får I et par eksempler på, hvilken effekt det har på jeres håndtering i dag:
Hvad skal I være opmærksomme på?
Med den nye opdatering, skal i være opmærksomme på følgende:
- Man kan sagtens have flere personlige roller på samme tid, som åbner op for forskellige dele af ens stamkort. Man kan eksempelvis lave en leder-rolle på personligt niveau, hvis man ønsker, at ledere skal kunne se særlige data på deres eget stamkort. Eksempelvis LUS-log, som ikke er relevant for ikke-ledere.
- Medarbejdere, der har adgang til at logge ind på vegne af andre i systemet, vil kunne omgå deres egne personlige rollers begrænsninger. Dette logges i systemet.
- Som Staff-administrator kan du ikke længere tildele dig selv roller. Det kræver, at en anden gør det. Hvordan løser I dette?
- Hvis man er den eneste Staff-administrator, anbefaler vi, at man opretter en systembruger, som også er Staff-administrator, så man kan bruge denne til at ændre ens egne rettigheder.
- Giv en anden rolle på virksomhedsniveau adgang til at redigere roller og rettigheder. Det kan eksempelvis være jeres CF, IT, CEO eller en anden. Så er I nemlig flere, der kan håndtere roller og rettigheder.
- Hvis I er flere Staff-administratorer, skal I fremadrettet opdatere roller på hinanden.
Roller og rettigheder - Tekstguide
Tilføj rolle
I kan vælge at tage udgangspunkt i og redigere de i forvejen oprettede roller, eller I kan tilføje nye roller.
Her i starten anbefaler vi, at I opretter så få roller som muligt.
Redigere eksisterende: Klik på de tre prikker til højre og vælg Rediger rolle.
Tilføj rolle: Klik på Tilføj rolle, udfyld felterne og vælg hvilket niveau rollen skal være på.
Det er muligt at kopiere rettigheder fra eksisterende rolle. Her kan I eksempelvis vælge jeres almindelige medarbejderrolle på personniveau. På den måde skal man ikke definere rollens rettigheder helt fra bund.
I kan også vælge, om rollen skal tilføjes automatisk til nye medarbejdere.
Tildel rettigheder til rolle
Når rollerne er på plads, skal I gennemgå præcis hvilke rettigheder, den enkelte rolle skal have.
Det gør I ved at gå ind på Rettigheder. Vælg niveau (Person, Afdeling eller Virksomhed). Herefter vælger I rollen i boksen Vælg roller til redigering og klik på Udfold alle.
Der er tre forskellige valgmuligheder i forbindelse med Rettigheder.
Vi anbefaler, at I systematisk gennemgår alle kategorier inden for Rettigheder for hver rolle. Det kan være en omfattende proces, men det er vores klare anbefaling. Se hvordan nedenfor.
Tip: Tilpas rettigheder nemt
Når man skal tilpasse en ny rolles rettigheder, kan man nemt sammenligne den nye rolle med en gammel rolle.
- Gå til Indstillinger
- Vælg fanen Rettigheder
- Gå til boksen ''Vælg roller til redigering''
- Vælg de roller, som skal sammenlignes
- Gå listen igennem og tilpas rettighederne
Tilføj rolle til medarbejder
De medarbejdere I ønsker skal kunne tilgå og udføre handlinger på jeres nye HR-platform, skal have tildelt en rolle. Det vil vi komme nærmere ind på i Step 2, hvor vi gennemgår, hvordan I importerer eller manuelt tilføjer jeres medarbejdere i guiden Administrer medarbejdere og herefter hvordan I bl.a. tilføjer roller til jeres medarbejdere i guiden Medarbejderfanens muligheder.
Roller og rettigheder - Videoguide
Nu har vi gennemgået indstillingen Roller og Rettigheder. I har taget stilling til, hvilke roller I har behov for her i starten. I har formentlig tilføjet eller tilrettet roller samt tildelt disse roller rettigheder ud fra, hvad rollen skal kunne i platformen. I kan til enhver tid tilføje og rette i disse indstillinger.
Næste indstilling vi gennemgår er Notifikationer.
