I denne guide kan I blive klogere på, hvilke muligheder og funktioner der er, når I bruger værktøjet Engagement Builder. Vi gennemgår følgende punkter:
- Tilknytninger
- Begrebsforklaring: Tilknyt vs. modtager
- Tilknytninger: Få overblik over udfyldte Engagements
- Skabeloner
- Typer
Tilknytninger
Det er både muligt at tilknytte Engagements under fanen Engagement samt under fanen Medarbejdere.
Under fanen Engagement og fanebladet Tilknytninger kan I tilknytte en Engagement til en eller flere medarbejdere. Det gør I ved at klikke på Tilknyt Engagement. Vælg dernæst hvem den skal tilknyttes.
Under fanen Medarbejdere kan I gå ind på den enkelte medarbejder og klikke på Engagements og dernæst Tilknyt Engagement.
I kan også tilknytte Engagements til flere medarbejdere. Det gør I ved at sætte flueben ud for de pågældende medarbejdere. Brug dernæst funktionen Med valgte og klik på Tilknyt Engagement.
Herefter skal I vælge den relevante Engagement, vælg dernæst en startdato (den dag medarbejderen får tilsendt linket), en deadline og en påmindelse. Under Kanal vælger I, om medarbejderen skal modtage linket på e-mail eller SMS.
I feltet E-mail kan I tilpasse den titel og tekst, I har skrevet, da I oprettede jeres Engagement. Til slut har I mulighed for at sende mailen af sted til medarbejderens sekundære e-mail. Hvis I ikke vælger dette, bliver e-mailen sendt til medarbejderens primære e-mail. Derudover kan I deaktivere to-faktor-godkendelsen. Afslut ved at klikke på Send.
Begrebsforklaring: Tilknyt vs. modtager
Når det kommer til funktionen Engagement bruger vi både begreberne "tilknyt" og "modtager". Her kan I læse forskellen på de to begreber:
- Tilknyt: En Engagement tilknyttes til den medarbejder, som Engagementen omhandler.
- Modtager: Modtager bruges, hvis det er en anden end medarbejderen, der skal udfylde informationen om den pågældende medarbejder.
Standard modtager / Modtager
Hvis I opretter en Engagement, der skal udfyldes af en anden, end den medarbejder Engagementen er tilknyttet, har I to muligheder for at vælge modtager:
Den ene mulighed er, når I opretter Engagementen. Her kan I vælge "Standard modtager" under Opsætning nederst. Denne funktion er relevant at bruge, hvis den pågældende Engagement altid skal sendes til samme modtager. Et eksempel kan være, at det altid er "Nærmeste leder" til den pågældende medarbejder, der skal udfylde Engagementen. Dermed er "Nærmeste leder" = Standard modtager.
Den anden mulighed er, når I tilknytter en Engagement til en medarbejder. Her vil der være et felt, hvor der står "Modtager". I dette felt kan I vælge, hvem der skal modtage Engagementen, og dermed hvem der skal udfylde Engagementen på den tilknyttede medarbejder.
Tilknytning
Hvis I opretter en Engagement, der skal udfyldes af den enkelte medarbejder, skal I ikke forholde jer til felterne vedrørende Modtager. En Engagement uden modtager vil altid blive sendt til den medarbejder, den er tilknyttet. Det kan eksempelvis være i forbindelse med en opdatering af stamkortsdata, hvor jeres medarbejdere selv skal udfylde/opdatere udvalgte informationer på deres stamkort. I dette tilfælde klikker I blot på de enkelte medarbejdere og trykker på Tilknyt Engagement.
Vælg ledere
Når I tilknytter Engagements, kan I se feltet Vælg ledere. Dette felt er kun relevant i de tilfælde, hvor en bestemt leder skal have adgang til den færdige Engagement for at se den information, som medarbejderen har udfyldt. Det kan eksempelvis være i forbindelse med et MUS skema.
Billedet herunder viser, hvor I kan finde de ovenstående beskrevne funktioner.
Tilknytninger: Få overblik over udfyldte Engagements
Det er også under fanebladet Tilknytninger, at I kan få et overblik over de Engagements, der er sendt af sted. Til højre for knappen Tilknyt Engagements er det muligt at sortere efter Igangværende, Arkiverede og Alle Engagements.
For at se hvor langt hver medarbejder er nået med den tildelte Engagement, skal I klikke på kategorien, så den foldes ud. Dernæst kan I se et overblik over Navn, Medarbejder, Afdeling osv.
Yderst til højre ses Status, hvor I kan følge med i, hvor langt medarbejderen er nået. Det angives i procent. Hvis I klikker på procent-baren, åbner der et nyt vindue. Her er det muligt at se henholdsvis Status og Resultater. Under Status kan I se detaljer for den tildelte Engagement, og under Resultater kan I se, hvad medarbejderen har svaret på de enkelte spørgsmål.
OBS: Hvis det er en Engagement af typen Anonym, I har sendt til jeres medarbejdere, vil overblikket se anderledes ud. Det skyldes, at det ikke er muligt at se, hvad den enkelte medarbejder har svaret, da alle svar registreres anonymt. Derimod får I et samlet overblik over alle de indkomne svar, som I kan få vist i enten søjle- eller cirkeldiagram.
Skabeloner
Under fanebladet Skabeloner har I mulighed for at oprette en ny Engagement. Dette gennemgår vi trin for trin i artiklen Opret en Engagement. Derudover har I et overblik over de Engagements, der allerede er oprettet. De er inddelt i de forskellige typer Standard, Medarbejderudviklingssamtale (MUS) og Anonym.
For at redigere en Engagement skal I klikke på titlen og folde den ud. Dernæst kan I omrokere siderne, slette en side eller tilføje en ny. I kan også redigere indholdet på de enkelte sider. Hvis I vil læse mere om, hvordan man gør dette, så se artiklen Opret en Engagement.
Det er også muligt at kopiere en skabelon ved at klikke på de tre prikker til højre for den enkelte Engagement og herefter klikke på Klon skabelon.
Typer
Under fanebladet Typer har du mulighed for at oprette dine egne engagementtyper foruden den, der allerede er sat op i Staff. Dette giver dig mulighed for at begrænse adgangen specifikke typer engagement ift. opsætning, tilknytning og adgang til resultater. Du styrer adgangen til engagementyperne i rettighedsopsætningen. Læs mere om Roller og Rettigheder her.
I dette afsnit har I lært om, hvilke muligheder der er med fanebladene Tilknytninger og Skabeloner under Engagement Builderen. Vi har ligeledes gennemgået begreberne tilknyt vs. modtager, så I kender forskellen på de to.
