I det følgende vil vi gennemgå, hvordan I opretter en ny Engagement. Vi kommer ind på følgende:
Navn og type
For at oprette en ny Engagement skal I gå til fanebladet Skabeloner under Engagement Builderen. Klik på Opret Engagement Builder. Giv den nye Engagement et passende navn. Vælg det sprog alle knapperne fra systemet skal vises på (knapper som "næste side", "afslut" osv.)
Dernæst skal I vælge typen. I kan enten bruge en af de typer vi har oprettet i systemet eller oprette jeres egne. Ved at oprette flere type har I mulighed for gruppere jeres Engagements samt styre adgang til specifikke Engagementtyper. I kan f.eks. lave en type der hedder pre-boarding og dermed samle forskellige Engagementer, som I bruger i forbindelse med jeres pre-boarding, under en type.
Ledersvar
I har ligeledes mulighed for at vælge funktionen Ledersvar til eller fra. Hvis I vælger den til, får medarbejderens leder også tilsendt den pågældende Engagement, og vedkommende besvarer dermed de samme spørgsmål som medarbejderen, hvilket gør det muligt at sammenholde svarene til sidst. Derudover kan I vælge, at medarbejderen skal modtage resultatet som PDF. Og som et sidste trin i oprettelsen af en ny Engagement, kan I vælge, hvilke afdelinger skal kunne tilgå Engagementen. Afslut ved at klikke på Gem og luk.
Hvis I fravælger Ledersvar, er det i stedet muligt for lederen at knytte en kommentar til medarbejderens svar. Det kan gøres før, under eller efter MUS-samtalen. Det er muligt at tilgå lederens svar ved at klikke på det lille talebobbel-ikon, der dukker op ved medarbejderens svar.
Herunder ses et eksempel på en Engagement, der viser begge muligheder for at kommentere på en udfyldt Engagement. Eksemplet viser både, hvor Ledersvar ligger sig, hvis man har tilvalgt dette, samt hvor lederen kan knytte en kommentar, hvis I fravælger Ledersvar.
Anonym
Udover at vælge ledersvar til, kan I også vælge at bestemte Engagements skal være anonyme. Dette giver god mening, hvis I ønsker at kunne indhente anonyme svar fra jeres medarbejder f.eks. i en trivselsundersøgelse. Det vil ikke være muligt at se, hvad den enkelte medarbejder har svaret eller hvilke medarbejdere har færdiggjort Engagementen. Man vil kun have en samlet oversigt.
Layout: Opbyg indholdet
Nu er I klar til at fylde indhold ind i den nye Engagement. Det foregår under fanebladet Layout
Se herunder, hvordan I skifter mellem Layout og Opsætning af en Engagement:
Som I kan se, er der automatisk oprettet tre sider. En første og en sidste side samt en oversigtsside. Oversigtssiden kan I fravælge ved at klikke på slideren ud for Aktivér oversigtsside. En oversigtsside giver medarbejderen mulighed for at se de svar, han/hun har givet, inden vedkommende afslutter Engagementen.
Hver side skal have en Sidetitel, så vi anbefaler, at I altid starter med dette, når I opretter en ny side. Når titlen på siden er udfyldt, kan I gå til tekstfeltet og skrive en tekst, indsætte et billede, indsætte et link eller uploade en video. På mobilvisningen til højre får I et nogenlunde billede af, hvordan siden vises på en smartphone. Når første side er klar, klik da på Tilføj side i menuen til venstre. I kan altid gå tilbage og rette siden senere.
Fra side to og alle efterfølgende sider I opretter, kan I indsætte flere funktioner. Disse findes under Indhold under tekstfeltet. Klik på Tilføj felt. Under Type skal I vælge, hvilken type funktionen skal være - se nogle udvalgte i eksemplet herunder.
Opsætning: Indsæt logo og ændre farve
Når I er færdige med at oprette sider i jeres nye Engagement, kan I ændre på designet. Det gør I under fanebladet Opsætning. Her ses det, at I kan ændre på nogle parametre til venstre i billedet, mens I kan følge med i ændringerne til højre.
Se herunder, hvordan I skifter mellem Layout og Opsætning af en Engagement:
Først har I mulighed for at indsætte et logo under feltet Logo. Klik på rullegardinet (hvor der som udgangspunkt står Intet logo) for at vælge jeres firmalogo eller et brugerdefineret. Med sidstnævnte skal I uploade et logo. Vælg dernæst hvor stort logoet skal være under Logo bredde.
Til højre for dette kan I bestemme hvilke Farver, jeres Engagement skal have. Klik på den lille kulørte firkant for at skifte henholdsvis Baggrundsfarve, Tekstfarve og Effektfarve.
Opsætning: Vælg logo og diverse
Under Diverse kan I bestemme, hvordan eventuelle nævnte datoer skal vises. Derudover kan I vælge at skrive en fejlbesked, eller blot lade tekstfeltet stå tomt. Hvis I vælger at lade feltet stå tomt, bruger systemet en standard fejlbesked.
Det er muligt at sende Engagements ud uden et mobilnummer, dog anbefaler vi at de af jeres medarbejdere, der skal modtage en Engagement, har et mobilnummer registreret på jeres konto i HR-ON Staff. Medarbejderne modtager en kode på SMS, når de klikker på linket i mailen for at tilgå den pågældende Engagement. Og mangler mobilnummeret, dukker fejlbeskeden op.
Opsætning: Skriv mailen
Til slut kan I under E-mail skabelon udfylde den e-mail, der bliver sendt ud til jeres medarbejdere med linket til den pågældende Engagement. Det er vigtigt at linket fremgår af teksten. Det sikrer I ved at skrive et hashtag og så vælge Link på den liste, der fremkommer.
Bestem til sidst hvilken tekst, selve link-knappen skal have samt om medarbejderne skal modtage teksten på e-mail eller SMS. Under Standard modtager kan I vælge, hvem der skal modtage teksten med linket. Hvis I udfylder dette felt, sendes den pågældende Engagement til denne modtager i stedet for den medarbejder, som Engagementen er tilknyttet.
Notifikationer
Under Notifikationer kan I sætte en påmindelse, så medarbejderen bliver mindet om at gennemgå Engagementen. Brug den tekst der allerede er skrevet eller klik på de tre prikker til højre for at redigere eller slette notifikationen. Læs mere om hvordan I opretter en ny notifikation i denne artikel. Under Færdiggørelse af Engagement kan I se, at det også er muligt at få en notifikation, når den enkelte Engagement er gennemgået af medarbejderen.
I ovenstående har I lært, hvordan I opretter en ny Engagement, laver indhold, ændrer designet samt øvrige vigtige trin i forbindelse med Engagements.
