I det følgende gennemgår vi elementer, der er relevante at kende til for at oprette en processkabelon. I kan læse om:
- Skæringsdato og startdato
- Opgaver
- Beskeder
- Projekter
- Sammenflet Processer og Engagement Builder
- Sammenflet Processer og Notifikationer
Processer kan ikke fuldautomatiseres - det er vigtigt, at der er menneskelig handling ind over på enkelte tidspunkter. Dette betyder blandt andet, at man ikke kan gøre opgaver i processer afhængige af hinanden, således at når en opgave afsluttes, så starter en anden automatisk op.
Det kan være en god ide at gøre jer nogle refleksioner, inden I begynder at oprette processer:
For at oprette en processkabelon skal I gå til fanebladet Skabeloner og klikke på Opret processkabelon. Giv dernæst skabelonen et navn og vælg typen. Hvis I mangler en velegnet procestype, kan I oprette den under fanebladet Typer. Læs mere om dette under Procesfanens muligheder.
Sæt flueben i Tilføj skæringsdag, hvis det er relevant for processen. Vi forklarer nærmere om dette i afsnittet herunder. Under punktet Tilgængeligt for kan I beholde fluebenet ud for Hele virksomheden for at gøre skabelonen tilgængelig for alle jeres afdelinger. Eller I kan fjerne fluebenet og dermed vælge, hvilken eller hvilke afdelinger skabelonen skal være tilgængelig for. Afslut ved at klikke Gem og luk.
Tag stilling til skæringsdato og startdato
En skæringsdato i en processkabelon er udtryk for den definerende dag i processen. Hvis der eksempelvis er tale om en onboarding proces, vil skæringsdatoen typisk være den nye medarbejders første arbejdsdag.
Når skæringsdatoen er på plads, kan I efterfølgende lægge opgaver ind x antal dage før denne dato, lægge opgaver ind på selve datoen samt x antal dage efter.
Hvis I ikke vælger at sætte en skæringsdato, så vil datoen i stedet fremstå som en startdato.
I de fleste tilfælde vil det give mest mening at have en skæringsdato, men hvis I har en proces, der løber fra en bestemt dato og frem, kan I vælge en proces kun med startdato. Det begrænser processen i det omfang, at I ikke kan lægge opgaver ind før selve startdatoen. En proces med en startdato kan eksempelvis være en tjekliste over daglige rutine opgaver. Det kan være en tjekliste i forbindelse med en dagvagt, hvor der ved hver dagvagt er nogle opgaver, der skal tjekkes af.
Opgaver:
Hvad er en opgave i en proces?
Hver processkabelon består af en række opgaver, som I definerer. En opgave i en onboarding proces kan eksempelvis være “Udlevering af adgangskort” eller “Introduktion til andre medarbejdere”. En opgave kan krydses af, når denne er løst.
Tildelt til og Ansvarlige
Hver opgave kan have en medarbejder, som opgaven er tildelt og en medarbejder, som har det overordnede ansvar for at opgaven bliver løst.
Det er ikke nødvendigt at tage stilling til hvem, der henholdsvis skal være ansvarlig, og hvem der skal udføre opgaven, før processen knyttes til en medarbejder. Det er blot en mulighed at vælge nogen allerede, når I opretter opgaven.
Sådan opretter I opgaver
For at oprette en opgave skal I klikke på Tilføj opgave. Giv opgaven et navn, en startdag (startdag vender vi tilbage til herunder) samt en varighed (antal dage opgaven bør tage at udføre). Derudover kan I vælge at sætte en påmindelse om deadline samt tildele opgaven til en konkret medarbejder og vælge en ansvarlig.
Det er også muligt at oprette en opgave, der sender en kalenderinvitation. Det kan eksempelvis være i forbindelse med en MUS proces, hvor der skal inviteres til samtale.
“Startdag” er betegnelsen for, hvornår opgaven skal starte i det tidsforløb, der er sat af til processen. Det kan eksempelvis være, at I i en preboarding proces ønsker, at der skal være stol og bord klar til den nye medarbejder 14 dage før, vedkommende har første arbejdsdag (skæringsdatoen). Dermed skal I sætte startdag til -14. Skal opgaven foregå efter skæringsdatoen, sæt da startdagen til et givent antal dage, der er større end nul.
Udfyld eventuelt feltet Beskrivelse for at uddybe, hvad opgaven konkret går ud på. Informationen ses af medarbejderen, der får tildelt opgaven, samt den ansvarlige. Til sidst er det muligt at klikke på Upload filer, hvis I ønsker at tilføje et relevant dokument til opgaven. Afslut ved at klikke på Gem og luk.
Beskeder: Send automatisk e-mails under processen
Som en del af en proces er det også muligt at sende en e-mail af sted. Dermed sikrer I, at der undervejs i processen automatisk ryger en e-mail ud til interne medarbejdere og/eller eksterne modtagere. Et eksempel på en besked kunne være i forbindelse med en preboarding proces, hvor der sendes en besked ud til nuværende medarbejdere, om at der starter en ny kollega.
For at tilføje en besked som en del af en proces, skal I klikke på den nedadvendte pil til højre for Tilføj opgave. Dernæst ses en lille menu, hvor I skal klikke på Tilføj besked. Giv beskeden et navn, vælg dag for beskedafsendelse og vælg dernæst hvem der skal modtage mailen. Udfyld så emnefeltet og skriv jeres besked. Afslut ved at klikke på Gem og luk.
Projekter: Hvad er et projekt i en proces?
Et projekt er med til at organisere de opgaver og beskeder, jeres proces består af. Se projekter som en overskrift til en samling af opgaver og beskeder.
I har mulighed for at kategorisere jeres opgaver og beskeder i hver sit projekt. Det kan eksempelvis være de samlede opgaver, der skal tildeles jeres it-afdeling. Projekter kan I se som en overskrift - en mulighed for at strukturere opgaverne og beskederne.
Sammenflet Processer og Engagement Builder
Når I opretter en processkabelon, er det muligt at koble den sammen med en af jeres Engagements, som I har oprettet i Engagement Builder. Det vil med andre ord sige, at I kan sikre en automatisk udsendelse af en Engagement, nøjagtigt når I ønsker, at det skal ske i processens tidsforløb.
I tilføjer en Engagement ved at klikke på den nedadvendte pil til højre for knappen Tilføj opgave. Dernæst dukker en lille menu op, og her kan I klikke på menupunktet Tilføj Engagement. Vælg så hvilken af jeres Engagements, der skal kobles på processen og tast ind hvilken dag, den skal sendes. Afslut ved at klikke på Gem og luk.
Se herunder hvordan I tilføjer en Engagement til en Proces:
Sammenflet Processer og Notifikationer
Når I har oprettet jeres processer, kan I under Indstillinger klikke på Notifikationer. Her er der en kategori, der hedder Processer. Under denne kategori får I nogle muligheder for at sætte notifikationer op. Eksempelvis Tildeling af opgave, som er en notifikation, der kan fortælle relevante personer, når der tildeles en opgave til en eller flere medarbejdere. Klik på Tilføj notifikation, herefter kan I sætte notifikationen op med en relevant besked med bestemte variabler, vælge type (hvornår og hvordan notifikationen skal modtages) og vælge relevante modtagere af notifikationen. Læs mere om notifikationer her: Notifikationer.
I ovenstående har I lært om, hvordan I opretter en processkabelon. Herunder har vi gennemgået vigtige elementer, der alle hører under Processer, og som kan være med til at optimere jeres processer.
