I denne guide gennemgår vi dokumentskabeloner, og herunder hvordan I kan gøre brug af variabler. I kan læse om følgende:
- Hvad er en dokumentskabelon?
- Opret en dokumentskabelon
- Variabler
- Tilføj brugerdefinerede variabler
- Sådan indsætter I en variabel
Hvad er en dokumentskabelon?
En dokumentskabelon er et skelet for et dokument, som I kan bruge igen og igen. I kan oprette det på jeres platform i HR-ON Staff, således at I altid kan hive skabelonen frem, når I får brug for den. På den måde slipper I for at sidde og oprette et dokument helt fra bunden hver gang, og I sparer både tid og besvær.
Brugen af variabler kommer vi ind på i et senere afsnit i denne guide, men kort fortalt er variabler jeres mulighed for nemt og hurtigt at personificere hvert dokument, så det passer nøjagtigt til den medarbejder, det drejer sig om - og det sker endda automatisk, når først skabelonen er på plads.
Opret en dokumentskabelon
For at oprette en ny skabelon skal I klikke på Opret dokumentskabelon. Dernæst åbner et nyt vindue. Giv skabelonen et passende navn og vælg hvilket sprog, skabelonen er på. Vælg eventuelt den ansættelsestype, som dokumentet er tiltænkt, og giv dokumentet en dokumenttype. Læs mere om dokumenttyper her.
Under Sidehoved og Sidefod har I mulighed for at præge dokumentet med jeres virksomheds DNA. I kan eksempelvis indsætte et logo. Dernæst kan I tilpasse dokumentets størrelse. Til slut kan I vælge, om skabelonen kun skal være tilgængelig for en specifik afdeling samt specifikke medarbejdere.
Klik dernæst på fanen Rediger dokumentskabelon og scroll ned til editoren for at skrive den tekst ind, som dokumentet som standard skal indeholde. Det er også muligt at vælge en allerede eksisterende skabelon fra jeres lokale drev på computeren, som I efterfølgende kan rette i i editoren (følg da den lille vejledning over editoren).
Som det fremgår af editoren er der forskellige muligheder for at style jeres dokument med skrifttyper og så videre.
Slut af med at se en forhåndsvisning af dokumentet i fanen yderst til højre og afslut ved at klikke på Gem og luk.
Variabler
Med variabler får I mulighed for at indsætte en såkaldt pladsholder, som senere bliver udfyldt med den relevante information. Det sker, så snart I genererer dokumentet til den medarbejder, det drejer sig om.
Det kan eksempelvis være informationer som navn, adresse, stillingsbetegnelse, timeantal, løn og andre oplysninger, der er unikke for den enkelte medarbejder. Disse oplysninger bliver dels hentet fra medarbejderens stamkort og fra de oplysninger, der er om jeres virksomhed i HR-ON Staff. Og det sker helt automatisk.
I kan vælge at bruge de prædefinerede variabler, der findes i HR-ON Staff. Dette er variabler, der er bundet op på systemfelter fra stamkortet og virksomhedens oplysninger med mere. Og I kan oprette variabler selv, som i systemet kaldes brugerdefinerede felter. Hvis det er første gang, I arbejder med variabler, er det vores anbefaling at bruge de variabler, der er tilgængelige i HR-platformen.
Tilføj brugerdefinerede variabler
I har også mulighed for at tilføje variabler ud fra de brugerdefinerede felter, I har oprettet på jeres stamkort under Indstillinger > Stamkortsopsætning. Det kunne eksempelvis være, at I har oprettet et brugerdefineret felt på stamkortet kaldet "LinkedIn", som er tiltænkt medarbejderens LinkedIn-profil.
Hvis typen på det brugerdefinerede felt er oprettet som et tekstfelt eller et rullegardin, så kan disse også anvendes som variabler i dokumentskabelonen. Tilføj brugerdefinerede felter som variabler under Dokumenter > Dokumentskabeloner > Administrer variabler > Scroll ned til rullelisten Tilføj brugerdefineret felt som variabel > Vælg variablen > Klik på Gem.
Sådan indsætter I en variabel
- Klik på det sted i dokumentskabelonen, hvor variablen skal indsættes
- Klik på ikonet med tuborgklammerne { } - det er at finde i formateringslinjen
- Klik på den variabel I ønsker at indsætte, fx Fornavn
-
Dernæst indsættes variablen automatisk i dokumentet. I tilfældet med fornavn vil variablen se således ud: {{employee_first_name}} - I skal ikke redigere i variablen. I skal blot lade den stå
- Tryk på Gem og luk og gå dernæst til den pågældende medarbejders stamkort og klik på Dokumenter > Tilføj en fil eller mappe > Generer dokument
- Vælg dokumentet på listen
- Nu kan I se, at de personspecifikke oplysninger automatisk er skrevet ind i dokumentet. Er der en information, der er tom, kan I udfylde det i højre side af dokumentvisningen det pågældende felt (se eksemplet herunder)
Det er også muligt at lave såkaldte tilvalgs- og fravalgsvariabler, hvilket I kan læse mere om i guiden her.
I denne guide har I lært, hvordan I opretter nye dokumentskabeloner. Desuden har vi gennemgået, hvordan I bruger og indsætter variabler.