I denne guide gennemgår vi, hvad fanen Dokumenter er. Det er en fane, der er tilgængelig på jeres medarbejderes stamkort.
Vi gennemgår følgende:
- Overblik over fanen Dokumenter
- Sådan tilføjer I et dokument
- Sådan genererer I et dokument
- Underskriv dokument med digital signatur
- Underskriv dokument med håndsignatur
Herunder ses hvorhenne på stamkortet, at I kan finde Dokumenter.
Overblik over fanen Dokumenter
Under fanen Dokumenter finder I alle de dokumenter, der er tilknyttet medarbejderen. Det kan være en kontrakt, tillæg til kontrakten, straffeattest og så videre.
Sådan tilføjer I et dokument
I har forskellige handlemuligheder, når I befinder jer under fanebladet Dokumenter. I kan uploade et færdigt dokument til medarbejderens stamkort, eller I kan generere et nyt dokument.
For at uploade et færdigt dokument skal I klikke på Tilføj fil eller mappe, hvorefter I skal klikke på Ny fil. Upload dernæst dokumentet. Når I har uploadet dokumentet, så klik på Ingen type ud for dokumentets navn og vælg en passende type. I kan selv definere de typer, I har brug for ved at gå til hovedmenupunktet Dokumenter > Dokumenttyper. Læs mere om dokumenttyper her: Dokumenttyper.
Hvis det er relevant, så sæt en udløbsdato på dokumentet. Dokumentet bliver ikke slettet, når vi når frem til den pågældende dato. Dokumentet bliver blot markeret som udløbet.
Under Ansvarlige medarbejdere kan I vælge den eller de medarbejdere, der har ansvaret for dokumentet. Det kunne eksempelvis være den nærmeste leder, der har ansvaret for, at medarbejderens certifikater stadig gælder.
Afslut ved at klikke på Gem og luk. Nu ligger dokumentet på medarbejderens stamkort.
Sådan genererer I et dokument
Hvis I ønsker at oprette et dokument ud fra en af de skabeloner, I har liggende på jeres konto i HR-ON Staff, er det også muligt.
Klik på Tilføj en fil eller mappe, herefter klik på Generer dokument og vælg en skabelon fra listen. Dernæst åbner redigeringsvinduet. Her kan I tilføje oplysninger i de enkelte felter, der ses i højre side af skærmen. I takt med at I udfylder felterne, opdateres dokumentet automatisk.
Har I ændringer til selve skabelonteksten, kan I redigere ved at klikke på Rediger skabelon, der ses over dokumentet. Ændringerne gemmes kun i dette dokument, og altså ikke i den originale skabelon. Det er i menupunktet Dokumenter > Dokumentskabeloner, at I kan redigere i de originale dokumentskabeloner samt tilføje nye. Læs mere om dokumentskabeloner her: Dokumentskabeloner
Afslut ved at klikke på Tilføj til dokumenter, Send til digital signatur eller Send til håndsignatur, hvis dokumentet kræver underskrifter. Læs mere om digital signatur-funktionen herunder.
Underskriv dokument med digital signatur
Hvis I ønsker at dokumentet skal underskrives digitalt ved brug af Nem ID/Mit ID, skal I klikke på Send til digital signatur. Dernæst åbner et vindue med fire faneblade.
Vælg Underskrivere for at vælge, hvem der skal sætte sin håndsignatur på dokumentet. Det gør I ved at klikke på Vælg medarbejdere, hvorefter der ses en rulleliste med medarbejdernes navne. Det er også muligt at tilføje en ekstern underskriver ved at indtaste dennes navn og e-mail.
Hvis I vil definere rækkefølgen for, hvornår de enkelte parter skal underskrive, kan I gøre det ved at aktivere slideren Brug brugerdefineret rækkefølge for underskrivere. Dernæst kan I rykke op og ned på parterne. På den måde kan I eksempelvis sikre jer, at medarbejderen først får en e-mail tilsendt, efter arbejdsgiveren har sat sin underskrift.
Under fanebladet Modtagere kan I tilføje en person, der har brug for en kopi af af det underskrevne dokument.
Gå til Afslut forsendelse for at sende invitationen til den digitale signatur afsted. Det er muligt at ændre i formuleringen af den mail, parterne modtager. Send ved at klikke på Gem.
Underskriv dokument med håndsignatur
Hvis I ønsker at dokumentet skal underskrives ved brug af håndsignatur, skal I klikke på Send til håndsignatur. Vælg Underskrivere for at vælge, hvem der skal sætte sin håndsignatur på dokumentet. Det gør I ved at klikke på Vælg medarbejdere, hvorefter der ses en rulleliste med medarbejdernes navne.
Hvis I vil definere rækkefølgen for, hvornår de enkelte parter skal underskrive, kan I gøre det ved at klikke på Underret brugere i henhold til den angivne rækkefølge.
Det er muligt at oprette Påmindelsesinterval, hvis I ønsker at underskrivere skal påmindes om håndsignatur.
Afslut forsendelsen ved at klikke på Send og luk.
I denne guide har I lært, hvordan I kan anvende funktionen Dokumenter på den enkelte medarbejders stamkort. Vi har gennemgået, hvordan I tilføjer dokumenter samt genererer dokumenter. I har desuden kunne læse om, hvordan man sender dokumenter til digital signatur.
