I denne guide gennemgår vi dokumenttyper, og vi kommer ind på:
Dokumenttyper: Hold styr på hvem der kan se hvilke dokumenter
Med dokumenttyper kan I blandt andet definere, hvordan I ønsker at gruppere jeres dokumenter. Det kan eksempelvis være med typer som ansøgning og CV, certifikat, fortrolige dokumenter og så videre.
Inddelingen af typer gør det samtidig langt nemmere for jer at bestemme, hvilke medarbejdere der kan tilgå de enkelte dokumenter. Altså hvem der har rettighed og dermed adgang til dokumentet. I kan eksempelvis beslutte, at typen "fortrolige dokumenter" kun skal kunne ses af den medarbejder, dokumentet drejer sig om.
Selve rettigheden til at tilgå de enkelte dokumenttyper kan I angive via fanebladet Indstillinger > Rettigheder > Vælg en rolle > gå til punktet Dokumentadgang. I kan læse mere om, hvordan I opsætter rettigheder i denne guide.
Sådan tilføjer I en dokumenttype
For at tilføje en ny type dokument skal I klikke på Tilføj dokumenttype i øverste venstre hjørne. Giv typen et passende navn.
Under punktet Levetid er det muligt at definere, at samtlige nye dokumenter med den pågældende type, får en udløbsdato. Dette angives i antal dage, fx 365 dage. En udløbsdato på et dokument gør, at dokumentet står som udløbet, og det er dermed en indikation af, at dokumentet skal fornyes. Det er eksempelvis relevant, hvis der er tale om et certifikat eller lignende, der skal fornyes for at være gyldigt. Dokumentet slettes ikke, når udløbsdatoen passeres med mindre I vælger denne indstilling i næste punkt: Slet dokumenter automatisk efter udløbsdatoen (i dage).
I denne guide har I lært om fordelen ved at bruge funktionen dokumenttyper. Vi har desuden gennemgået, hvordan I tilføjer nye typer.