Der er to muligheder for at underskrive et dokument via HR-ON Staff. Vi gennemgår begge muligheder herunder: digital signatur og håndsignatur. 

I denne guide gennemgår vi indholdet i fanen Underskrifter, der kan tilgås via medarbejdernes stamkort. Vi kommer ind på:

Digital signatur: Sådan opretter du en forsendelse

Ved brug af digital signatur får underskriverne en mail, hvori der indgår et link. Ved at klikke på linket kan underskriveren læse dokumentet og til slut underskrive ved hjælp af NemID/MitID. Dette foregår i Penneo.

For at oprette en forsendelse med digital signatur, skal I:

  1. Gå til fanebladet Digital signatur på medarbejderes stamkort. Klik på Opret signaturforsendelse. Der åbner nu et nyt vindue, hvor det i den første fane er muligt at angive dokumentets type. Dernæst kan I enten uploade eller generere et dokument. Læs mere om hvordan I genererer et dokument i denne guide: Stamkortet: Dokumenter. Under feltet Digital signaturtitel kan I indtaste en titel for forsendelsen.

  2. I næste faneblad Underskrivere kan I tilføje det nødvendige antal underskrivere. I kan vælge mellem alle jeres medarbejdere ved at klikke på Vælg underskriver i rullelisten. Derudover er det også muligt at klikke på Tilføj eksterne underskrivere. I tilføjer en ekstern underskriver ved at indtaste vedkommendes e-mail.
    I kan tilføje så mange underskrivere - interne såvel som eksterne - som I har brug for.
  3. I den sidste fane Afslut forsendelse kan I tilpasse den e-mail, der følger med invitationen til underskrivning. Det er desuden muligt at vælge antal dage mellem udsendelse af en påmindelsesmail, så underskriveren bliver mindet om den manglende underskrift. 
    Linket til selve dokumentet tilføjes automatisk i e-mailen.

  4. Afslut og afsend forsendelsen ved at klikke på Gem.

 

Grafik_til_Staff_HC__7_.jpg

 

 

Håndsignatur: Opret forsendelse til genereret dokument

Den anden mulighed for at underskrive et dokument via jeres konto i HR-ON Staff er at bruge håndsignatur. For at underskrive et dokument med håndsignatur skal I bruge en mus eller fingeren, hvis det gøres på en smartphone.

  1. For at oprette en forsendelse med håndsignatur skal I gå til medarbejderens stamkort og dernæst vælge fanebladet Dokumenter. Klik dernæst på knappen Tilføj en fil eller mappe og vælg da Generer dokument.

  2. Vælg så et af dokumenterne fra listen. Når dokumentet er finpudset, gå da til bunden i højre side og klik på Send til håndsignatur.

  3. Dernæst kan I tilføje underskrivere til dokumentet samt vælge en dato for underskrift, hvis I ønsker at sætte en specifik dato for dette. Ellers noteres de datoer, hvor de pågældende underskrivere sætter deres signatur. Ved feltet Påmindelsesinterval kan I vælge de antal dage, der skal gå mellem, der sendes en påmindelsesmail ud til underskriverne, så de bliver mindet om den manglende underskrift.

  4. Afslut ved at klikke på Send og luk.

 

 

Håndsignatur: Opret forsendelse til nyt dokument

Som et alternativ til at generere et dokument, hvorpå I tilknyttet en håndsignatur, kan I i stedet uploade et nyt dokument. I så fald er fremgangsmåden sådan:

  1. Gå til medarbejderens stamkort og vælg dernæst fanebladet Dokumenter. Klik så på knappen Tilføj en fil eller mappe, og vælg da Ny fil.

  2. Upload filen. Når filen er uploadet til HR-ON Staff, klik da på de tre prikker til højre for filens navn. Der dukker nu en rulleliste frem, hvorfra I kan vælge Send til håndsignatur. 

  3. Følg dernæst punkt 3 og 4 fra foregående afsnit.

 

For at se et overblik over forsendelser med håndsignatur skal I gå til fanebladet Underskrifter på den pågældende medarbejders stamkort. Gå dernæst til fanen Håndsignaturer. Her kan I se detaljer samt en status for de enkelte forsendelser.

 

I ovenstående guide har I lært om at udstede en digital signaturforsendelse samt en håndsignatur, så medarbejdernes dokumenter kan underskrives af interne såvel som eksterne parter.

Var denne artikel en hjælp?
0 ud af 0 fandt dette nyttigt