Variabler: tilvalg- og fravalgsvariabler

I denne guide vil vi gennemgå, hvordan I kan bruge variabler i dokumentskabeloner på en mere avanceret måde, end den vi gennemgår i guiden om dokumentskabeloner. Denne guide omhandler nemlig såkaldte tilvalg- og fravalgsvariabler.

Vi vil komme ind på følgende:

• Hvad er tilvalg- og fravalgsvariabler?
• Sådan bruges tilvalgsvariabler
• Sådan bruges fravalgsvariabler
• Overskueliggør dokumentet med overskrifter

 

Hvad er tilvalg- og fravalgsvariabler?

I en dokumentskabelon er det muligt at indsætte såkaldte tilvalgs- og fravalgsvariabler. Det er kort fortalt en variabel, man kan slå til eller fra i det færdige dokument. Det kan eksempelvis være et afsnit i en ansættelseskontrakt, der omhandler tillæg til løn. Dette afsnit kan man så tilføje, hvis det er relevant at have med i den pågældende kontrakt.

På samme måde er det muligt at udelade afsnit i en kontrakt ved brug af fravalgsvariabler.

 

 

 

Sådan bruges tilvalgsvariabler

Følg denne fremgangsmåde hvis I ønsker at gøre brug af tilvalgsvariabler i en dokumentskabelon:

1. Klik med musen det sted i teksten, hvor variablen skal indsættes
2. For at indsætte en tilvalgsvariable skal I klikke på det grønne ikon i formateringslinjen:
3. Der dukker nu et lille vindue med et tekstfelt op, hvor I skal navngive variablen - eksempelvis "tillæg". Klik på Ok
4. I teksten indsættes tilvalgsvariablen nu, og i tilfældet med navnet tillæg, vil det se således ud: {{#Tillæg}}{{/Tillæg}}
   For at udfylde jeres tekst om tillæg skal I placere musen imellem de to tuborgklammer, der vender mod hinanden, altså: {{#Tillæg}}Skriv jeres tekst her{{/Tillæg}}
5. Skriv teksten
6. Tryk på Gem og luk og gå dernæst til den pågældende medarbejders stamkort og klik på Dokumenter > Tilføj en fil eller mappe > Generer dokument
7. Vælg dokumentet på listen
8. I højre side af dokumentet er det nu muligt at vælge tilvalgsvariablen til
   I dette eksempel vil tilvalgsvariablen se således ud:
   

 

 

Sådan bruges fravalgsvariabler

Hvis I bruger en fravalgsvariabel, har I mulighed for at fjerne indhold i et dokument. Følg denne fremgangsmåde:

1. Klik med musen på det sted i teksten, hvor I ønsker variablen indsat
2. Klik dernæst på det røde ikon i formateringslinjen:
   
3. Giv variablen en navn. Det kunne eksempelvis være firmabil.
4. I teksten indsættes fravalgsvariablen nu, og i tilfældet med navnet firmabil, vil det se således ud: {{^Firmabil}}{{/Firmabil}}
   For at udfylde jeres tekst om tillæg skal I placere musen imellem de to tuborgklammer, der vender mod hinanden, altså: {{^Firmabil}}Skriv jeres tekst her{{/Firmabil}}
5. Skriv teksten
6. Tryk på Gem og luk og gå dernæst til den pågældende medarbejders stamkort og klik på Dokumenter > Tilføj en fil eller mappe > Generer dokument
7. Vælg dokumentet på listen
8. I højre side af dokumentet er det nu muligt at slå fravalgsvariablen fra og dermed fjerne afsnittet om firmabil. I dette eksempel vil fravalgsvariablen se således ud:
   

 

 

Overskueliggør dokumentet med overskrifter

Hvis I har brug for at overskue en række variabler i en dokumentskabelon, kan det være en god ide at gruppere variablerne efter overskrifter, som I selv skriver ind i variablen.

Det kan eksempelvis være, hvis I har oprettet en skabelon til en ansættelseskontrakt, og at I i denne skabelon har oprettet to tilvalgsvariabler: en med information der vedrører en fastansættelse, og en med information der vedrører en projektansættelse, som I så kan vælge til efter behov.

I sådan et tilfælde kan I oprette en overskrift - eksempelvis kaldet Ansættelse. Og så vil det i det endelige genererede dokument se ud som i eksemplet her:

 

 

For at oprette en overskrift skal I gøre følgende:

1. Opret tilvalgsvariablen (dette kan I læse om i et af de foregående afsnit i denne guide). Det kunne være fastansat, der som tilvalgsvariabel bliver til: {{#Fastansat}}{{/Fastansat}}
2. Skriv dernæst overskriften ind i variablens kode. I det konkrete eksempel bruger vi overskriften Ansættelse, og så vil tilvalgsvariablen inklusiv overskrift se således ud:
   {{#Ansættelse:¤¤Fastansat}}Skriv afsnittet om fastansættelse her{{/Ansættelse:¤¤Fastansat}}
3. Ønsker du at indsætte en ekstra tilvalgsvariabel under overskriften, skal denne således også inkludere overskriften. Med eksemplet 'projektansat' vil overskriften så se således ud:
   {{#Ansættelse:¤¤Projektansat}}Skriv afsnittet om projektansættelse her{{/Ansættelse:¤¤Projektansat}}
4. Med andre ord opretter du en overskrift til tilvalgsvariabler ved at skrive overskriften ind i variablen efter # efterfulgt af ¤¤

I denne guide har I lært om tilvalgs- og fravalgsvariabler samt hvordan I opretter dem i en dokumentskabelon. Derudover har vi gennemgået, hvordan I kan kategorisere variablerne under overskrifter.